Zasady przetwarzania danych osobowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Jerzego Fusieckiego w Zabrzu
Poniższe zasady obowiązują od dnia 25 maja 2018 r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13-14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej Rozporządzenie.
Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna im. Jerzego Fusieckiego z siedzibą w Zabrzu (41-800), ul. ks. J. Londzina 3.
Inspektor ochrony danych osobowych
Wyjaśnień w sprawach związanych z danymi osobowymi udziela Inspektor Ochrony Danych; kontakt: daneosobowe.iod@biblioteka.zabrze.pl lub listownie na adres Administratora.
Bezpieczeństwo danych
Dane osobowe przetwarzane są w Bibliotece z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, spełniających wymagania przepisów prawa.
Kategorie osób, których dane są przetwarzane
Biblioteka przetwarza dane osobowe następujących osób:
■ korzystających z usług świadczonych przez Bibliotekę, związanych z jej działalnością statutową;
■ korzystających z usług świadczonych przez Bibliotekę drogą elektroniczną;
■ przekazujących Bibliotece materiały biblioteczne;
■ uczestniczących w wydarzeniach kulturalno-edukacyjnych organizowanych przez Bibliotekę;
■ kontaktujących się z Biblioteką w określonej sprawie, w tym dotyczącej informacji publicznej;
■ odbywających w Bibliotece praktykę, staż lub wolontariat;
■ uczestniczących w postępowaniach związanych z zamówieniami publicznymi;
■ współpracujących z Biblioteką w oparciu o umowy cywilno-prawne;
■ kontrahentów;
■ pracowników Biblioteki;
■ kandydatów do pracy.
Podstawa i cele przetwarzania danych osobowych
Każde przetwarzanie Państwa danych oparte jest na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Biblioteka przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach:
■ realizacji czynności w zakresie i na podstawie udzielonej zgody – na podstawie art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia
Na podstawie udzielonej zgody Biblioteka przetwarza dane osobowe m.in. w celach reklamowych, promocyjnych i marketingowych, związanych z działalnością statutową Biblioteki, jak również w celach związanych z realizacją określonej sprawy oraz kontaktu zwrotnego w ww. sprawie. W odniesieniu do osoby poniżej 16 lat zgody udziela jej opiekun prawny;
■ zawarcia i realizacji lub rozwiązania umowy oraz wykonywania innych czynności związanych z umową, w tym czynności poprzedzających jej zawarcie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit b Rozporządzenia
Dotyczy umów zawieranych z osobami korzystającymi z usług świadczonych przez Bibliotekę, w szczególności związanych z jej działalnością statutową, jak również z osobami współpracującymi z Biblioteką lub odbywającymi w Bibliotece szkolenie;
■ realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit c Rozporządzenia
Obowiązki te wynikają w szczególności z przepisów ustawy o bibliotekach, organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, statystyce publicznej, rachunkowości, finansach publicznych, archiwizacji, a także kodeksu pracy, cywilnego oraz rodzinnego i opiekuńczego. Ponadto Biblioteka zobowiązana jest realizować obowiązki wynikające m.in. z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej czy prawa zamówień publicznych, a także dotyczących przeciwdziałaniu czynom zabronionym przez prawo;
■ realizacji prawnie uzasadnionych interesów Biblioteki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f Rozporządzenia
Prawnie uzasadnione interesy Biblioteki to w szczególności dochodzenie lub obrona w sprawie roszczeń lub praw Biblioteki oraz zapewnienie bezpieczeństwa mienia Biblioteki.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże może być niezbędne do zrealizowania celów wskazanych powyżej, w tym wypełnienia obowiązków ciążących na Bibliotece w stosunku do jej użytkowników, jak również podmiotów trzecich. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody podanie danych jest każdorazowo dobrowolne.
Odbiorcy danych osobowych
W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych powyżej, Państwa dane mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na mocy przepisów prawa oraz podmiotom, którym przekazanie danych jest uzasadnione dla wykonania określonej czynności lub realizacji określonej usługi, np. operatorzy pocztowi, kurierzy, podmioty świadczące usługi prawne. Ponadto Państwa dane mogą być udostępniane podmiotom finansującym, współfinansującym lub współorganizującym działania Biblioteki. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępniane w materiałach promocyjnych Biblioteki, a w szczególności w publikacjach prasowych, na stronach internetowych, w tym na stronach Biblioteki, jak również w ogólnodostępnych środkach masowego przekazu.
Przetwarzane dane nie są transferowane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych, nie podlegają również zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Czas przetwarzania danych osobowych
Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych powyżej celów przetwarzania, tj.:
■ w zakresie danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody, przez czas realizacji czynności zgodnych z udzieloną zgodą, w każdym przypadku – do czasu odwołania zgody;
■ w zakresie realizacji zawartej umowy przez okres do czasu jej realizacji, po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
■ w zakresie realizacji obowiązków prawnych ciążących na Bibliotece, przez okres do czasu wypełnienia lub wygaśnięcia tych obowiązków;
■ w zakresie realizacji prawnie uzasadnionych interesów Biblioteki, przez okres do czasu ich realizacji lub wygaśnięcia.
Prawa osób w zakresie danych osobowych
Na każdym etapie przetwarzania przez Bibliotekę danych osobowych, mają Państwo prawo do:
■ dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez Bibliotekę danych oraz uzyskania kopii tych danych;
■ sprostowania swoich danych;
■ ograniczenia przetwarzania swoich danych, jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne;
■ usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne;
■ niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
■ wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych;
■ przeniesienia danych do innego Administratora, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową;
■ wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody);
■ wniesienia skargi do organu nadzorczego (od 25.05.2018 r. – Urząd Ochrony Danych Osobowych), w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Bibliotekę Państwa danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.
Sposób realizacji praw
Realizacja Państwa praw odbywa się na wniosek złożony osobiście lub za pomocą poczty na podany powyżej adres Administratora lub pocztą elektroniczną na adres: daneosobowe.iod@biblioteka.zabrze.pl
Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.
Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu. W takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności, poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.
Informujemy, że realizacja wniosków odbywa się bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne, zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty lub jakichkolwiek innych przyczynach, przez wzgląd na które nie będziemy w stanie zrealizować wniosku, zostaniecie Państwo bezzwłocznie poinformowani.
Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.
W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora, o ile będzie to technicznie możliwe. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji co do możliwości przeniesienia.