Procedura zgłaszania naruszeń prawa (sygnalista) w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Jerzego Fusieckiego w Zabrzu [INFORMACJE GŁÓWNE]
§ 3. Zasady zgłaszania naruszeń prawa
1. Zgłoszenie naruszenia prawa, będące działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu jego obejście, dotyczy w szczególności: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; ochrony środowiska; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
2. Zgłoszenia naruszenia prawa może dokonać osoba fizyczna, która uzyskała informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą w Bibliotece, w tym: pracownik, również już po ustaniu stosunku pracy; osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca i inne osoby prowadzące działalność na własny rachunek w zakresie, w jakim te osoby wykonywały zadania dla Biblioteki; inne osoby w jakikolwiek sposób związane z Biblioteką, m. in. stażysta, praktykant, wolontariusz, pracownik tymczasowy.
§ 4. Stosowanie Procedury
Osoby: ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby; nie związane już z Biblioteką żadnym rodzajem umowy o pracę, a które uzyskały informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą w Bibliotece, chcące skorzystać z prawa do zgłoszenia naruszenia; osoby reprezentujące pracowników podmiotów współpracujących z Biblioteką, bądź sami pracownicy tych podmiotów; mogą zapoznać się z treścią niniejszej procedury poprzez stronę internetową Biblioteki, bądź u Koordynatora ds. Zgłoszeń w siedzibie dyrekcji Biblioteki przy ul. ks. J. Londzina 3 w Zabrzu. Zaleca się by osoby z wymienionych grup chcące złożyć zgłoszenie naruszenia dołączyły do niego Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Procedury załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
§ 5. Tryb dokonywania zgłoszenia wewnętrznego
1. Wewnętrznego zgłoszenia naruszenia można dokonać:
a) pisemnie, składając je osobiście w sekretariacie Biblioteki bądź wysyłając pocztą na adres Biblioteki: 41-800 Zabrze, ul. ks. J. Londzina 3, z adnotacją: „dostarczyć Koordynatorowi ds. Zgłoszeń”;
b) wysyłając e-mail na adres zgłoszenia@biblioteka.zabrze.pl;
c) osobiście, ustnie w czasie spotkania z Koordynatorem (zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku).
2. Zgłoszenia można dokonać z wykorzystaniem Karty Zgłoszenia Naruszenia, której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury, lub w innej formie, zawierającej przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia.
3. Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać: dane zgłaszającego; dane kontaktowe zgłaszającego; opis relacji łączącej osobę, która uzyskała informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą w Bibliotece a Biblioteką; opis przedmiotu naruszenia, osób, których dotyczy zgłoszenie, w tym potencjalnych sprawców naruszenia, oraz daty zaistnienia naruszenia i/lub uzyskania informacji o naruszeniu; charakter nieprawidłowości; wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu; wskazanie osób związanych ze sprawą lub ewentualnych świadków; wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie; inne okoliczności istotne dla sprawy.
4. Zgłoszenie może zawierać również dowody potwierdzające zgłoszone naruszenie.
5. Zgłoszenie anonimowe nie będzie rozpatrywane z uwagi na brak możliwości weryfikacji autora.
6. Koordynator w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia naruszenia potwierdza zgłaszającemu jego otrzymanie, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
7. Koordynator w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego przekazuje mu informację zwrotną. Jeśli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać potwierdzenie zgłoszenia, termin informacji zwrotnej to 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 6. Tryb rozpatrywania zgłoszenia
1. Zgłoszenia będą rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter naruszenia.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia Koordynator: decyduje, czy zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w myśl niniejszej Procedury; zgłoszenie nie spełniające wymogów formalnych, zostaje odrzucone; jeśli uzna zgłoszenie za zasadne, nadaje zgłaszającemu status sygnalisty i wdraża proces weryfikacji zgłoszenia.
Rozdział III. Sygnalista
1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, o której mowa w § 3 ust. 3 niniejszej Procedury, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Bibliotece.
2. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona przysługuje również osobie powiązanej z sygnalistą oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
3. Ochrona sygnalistów dotyczy ochrony danych osobowych oraz ochrony przed działaniami odwetowymi.
§ 11. Dane osobowe
1. Dane osobowe pozyskane w związku ze zgłoszeniem przetwarzane są na podstawie i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), z uwzględnieniem wyłączeń wynikających z Ustawy.
2. Administratorem danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna im. Jerzego Fusieckiego z siedzibą w Zabrzu (41-800), ul. ks. J. Londzina 3, zwana Biblioteką.
3. Wyjaśnień w sprawach związanych z danymi osobowymi udziela Inspektor Ochrony Danych; kontakt: daneosobowe.iod@biblioteka.zabrze.pl lub listownie na adres Administratora.
4. Dane będą przetwarzane w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), tj. w celu przyjęcia zgłoszenia i jego weryfikacji, komunikacji z sygnalistą, podjęcia działań następczych oraz postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Administrator przetwarza dane osobowe zawarte w zgłoszeniu w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych zawartych w zgłoszeniu, dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Administratora. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
7. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty oraz w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.
8. Dane osobowe, w niezbędnym zakresie, mogą być udostępnione podmiotom świadczącym dla Administratora usługi prawne oraz obsługę IT.
9. Przetwarzane dane nie są transferowane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych, nie podlegają również zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. W przypadku, gdy spełnione są warunki określone w § 10 ust. 2 niniejszej Procedury, nie przekazuje się informacji o źródle pozyskania danych osobowych, wynikającej z przepisów RODO, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
11. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem, w tym informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe są usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem niszczone (nie stosuje się ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista winien podać adres do kontaktu.
§ 12. Działania odwetowe
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakaz działań odwetowych stosuje się także wobec: osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą; osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
§ 13. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny właściwy dla naruszenia ze względu na swój zakres działania.
2. Organy wymienione powyżej ustalają własną procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
§ 14. Ujawnienie publiczne
Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Biblioteka, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej.
§ 15. Przepisy karne
1. Osoba uniemożliwiająca lub istotnie utrudniająca dokonanie zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
2. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 powyżej stosuje wobec sygnalisty przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
3. Osoba podejmująca działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
4. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 3 powyżej działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Osoba, która wbrew przepisom Ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
6. Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Załączniki do informacji głównej:
Procedura zgłaszania naruszeń prawa (sygnalista) w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Jerzego Fusieckiego w Zabrzu
Oświadczenie dot. stosowania Procedury zgłaszania naruszeń prawa (sygnalista) w MBP w Zabrzu
Karta Zgłoszenia Naruszenia